El briefing es una herramienta de comunicación que puedes usar en distintas áreas. Especialmente, para las producciones audiovisuales, podría marcar la diferencia en el éxito de un proyecto. A continuación, te contamos qué es, para qué sirve y lo que debes tener en cuenta para crear uno.
¿Qué es un briefing?
Es una breve descripción de los elementos que conforman un proyecto. En el campo audiovisual, se puede considerar como un resumen que contiene los requisitos y pautas de la producción.
Para escribirlo correctamente, se debe ser conciso y directo. Es importante evitar incluir información innecesaria. Además, una vez puesto en marcha, se recomienda llevar a cabo reuniones. Allí se revisan los objetivos planteados, las próximas acciones y se obtiene una visión global de los avances. De esta manera, el éxito de esta herramienta dependerá, en gran medida, de la comunicación del equipo.
Por ende, este documento es fundamental en el desarrollo de estrategias de marketing. En resumen, contiene datos como:
- objetivos del proyecto
- participantes
- presupuesto
- fecha de entrega
- cronogramas
- plan de rodaje
- público al que estará destinado
¿Para qué sirve un briefing?
Dado que es un documento informativo, sirve como una herramienta de comunicación. Por lo cual, todos los colaboradores tendrán en cuenta las necesidades, expectativas y objetivos del proyecto, desde su inicio hasta culminación. En este sentido, se evita malgastar recursos como tiempo, dinero o talento.
Como ves, un briefing se puede considerar la esencia de una producción audiovisual. En este contexto, su utilidad consiste en aclarar cada una de las ideas, objetivos y visiones del proyecto. Además, en caso de trabajar con clientes, este documento permite establecer descripción de la marca, necesidades concretas, cronogramas, plazos de ejecución, presupuestos, talentos, formatos de entrega y demás especificaciones.
¿Cómo hacer un briefing paso a paso?
Debes tener en cuenta que no existe un modelo estándar para crearlo. Pese a ello, sí debes incorporar algunos elementos; entre ellos, destacamos los siguientes:
Agrega información de contexto
Debes exponer el contexto en el que se desarrolla el proyecto. Para ello, es preciso partir desde la descripción de la marca. Adicionalmente, puedes mencionar otros indicadores, como necesidades comerciales, investigaciones, opiniones de clientes e, incluso, proyectos anteriores relacionados.
Establece metas del proyecto
Todos los miembros del proyecto deben tener claras las metas que se deben alcanzar. Por este motivo, es uno de los datos más importantes a incluir en la elaboración de un briefing.
Las metas van a depender de las necesidades de la marca; por ejemplo, obtener mayor reconocimiento en el mercado, incrementar sus ventas o fidelizar clientes.
Para establecer una meta concreta, puedes preguntarte: ¿qué se quiere conseguir con este video? La respuesta te permitirá empezar el planteamiento del brief.
Haz un cronograma
Un briefing debe especificar el cronograma de actividades en una producción audiovisual. El éxito del proyecto depende del cumplimiento de las pautas de grabación en el tiempo indicado. Por lo tanto, la duración de cada lapso debe ser lo más específico posible.
Lo más recomendable es dividir el cronograma en 3 fases, a saber: preproducción, producción y postproducción:
- En la preproducción se establecen los días dedicados a desarrollar el guion para video, buscar locaciones para grabar y recopilar todo lo necesario para la siguiente fase.
- En la producción debes indicar los días que tomará el rodaje. Esto depende de la complejidad del proyecto. De manera que, es posible que debas ser más específico en cuanto a tomas, locaciones y talento.
- Para la postproducción, indica los días de edición audiovisual. Asimismo, todo lo necesario para la distribución.
Determina el público objetivo
Para este punto, necesitas especificar datos claves de tu público objetivo. Es recomendable dar prioridad solo a quienes sean relevantes para la producción audiovisual. Por ejemplo, si la meta es aumentar el reconocimiento de la marca, establece cuáles son los canales más utilizados por tu público objetivo para consumir contenido. Ahora bien, si la meta es incrementar las ventas, debes exponer los hábitos de compra de tu cliente ideal. En líneas generales, tendrás que saber:
- edad promedio
- gustos o intereses
- necesidades específicas relacionadas al producto o servicio que ofrece la marca
Establece un presupuesto
Toda producción audiovisual debe contar con un presupuesto, y estar expuesto en el briefing. Su cumplimiento es fundamental para el éxito del proyecto. Siendo así, establece todos los recursos financieros que se disponen y la manera en que se administrarán.
Una recomendación es apartar los gastos fijos de los variables. Además, tener en cuenta aspectos como pago de personal, escenografía, equipos, permisos, licencias, alquileres y transporte.
Roles del proyecto
Algunos de los roles más importantes de una producción audiovisual son director, productor, guionistas, operador de cámara y editor. Estos varían en función del tipo de proyecto; por lo cual, es fundamental especificarlos en el briefing. Ten en cuenta que sus tareas son:
- Director: responsables de la producción, su tarea principal consiste en dar instrucciones a todo el equipo.
- Productor: encargado de los costes de todo el proyecto.
- Guionista: es quien escribe los guiones del proyecto.
- Operador de cámara: sigue las órdenes del director al momento de grabar. Además, es el encargado de preparar los movimientos de la cámara.
- Editor: Una vez listas las grabaciones, el editor se encarga del montaje y edición de estas hasta obtener un producto final.
En resumen, el briefing te permitirá no solo planificar el proyecto audiovisual, también será útil para medir avances, conectarte con el equipo y repasar los objetivos cada vez que sea posible. ¡Anímate a sacarle provecho a esta herramienta!
